Le Service du greffe assume les responsabilités de secrétariat général de la ville. C'est lui qui a la garde et la conservation des archives de la ville et qui détient le contrôle de l'accès aux documents. Tous les documents municipaux font partie des archives de la ville. Le greffier en est le dépositaire et il doit assurer leur garde et leur conservation. Il doit de plus faciliter l'accès aux archives à quiconque en fait la demande, sous réserve des restrictions légales, notamment celles prévues à la loi sur l'Accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.